Die Zeit ist ein begrenztes Gut, deshalb sollte man sie möglichst sinnvoll nutzen!
Ein Zeitbudget hilft dabei - damit legt man fest, wieviel Zeit man in gewisse Bereiche investieren möchte.
Im Eifer des Gefechts fällt es immer wieder schwer, sich in der Fülle der anstehenden Projekte zu orientieren. In solchen Phasen widmen wir uns oft den dringenden Angelegenheiten, statt uns auf die wesentlichen zu konzentrieren. Wer immer wieder wichtige Dinge vor sich herzuschieben neigt, kann die dafür benötigte Zeit in einem Zeitbudget berücksichtigen. Gleichzeitig hält man sich damit Ablenkungen vom Halse, denn Zeit für andere Projekte ist ja bereits eingeplant.
Beim Erstellen des Zeitbudgets ist es wichtig, den Zeitbedarf realistisch einzuschätzen.
Man bringt nicht alles unter einen Hut, aber unter sieben schon, meint dazu Lothar Seiwert. Mit seinem Konzept der «Lebenshüte» sind Rollen gemeint, die man im Leben einnimmt. So kann man Mutter respektive Vater sein und gleichzeitig Mitarbeiter/in einer Firma. Die Zahl der eingenommenen Rollen sollte nicht mehr als sieben betragen, denn spätestens dann können sie kaum mehr richtig ausgefüllt werden. Deshalb gilt es zu beachten: Die einzelnen Lebensbereiche können durchaus mehrere Rollen beinhalten. Innerhalb der Familie etwa kann man sowohl Mutter/Vater als auch Ehefrau oder Ehemann sein.
Gleichzeitig sollte man sich bei der Budgetierung darum bemühen, die vier Sphären Arbeit/Leistung, Körper/Gesundheit, Familie/Soziales und Sinn/Kultur angemessen zu berücksichtigen.
Das muss nicht heißen, dass man für jeden Bereich ein Viertel seiner Zeit aufwenden soll oder muss. Ungleichgewichte werden individuell sehr unterschiedlich wahrgenommen. Aber man darf nicht vergessen, dass die vier Lebensbereiche zusammenhängen. Gewichtet man beispielsweise die Sphäre Arbeit/Leistung zu hoch, führt dies in anderen Bereichen zu Defiziten, die umgekehrt wieder auf die eigene Leistungsfähigkeit zurückwirken.
Hat man einmal festgelegt, wieviele Stunden man wöchentlich in die einzelnen Lebensbereiche und/oder Lebenssphären investieren möchte, lässt sich das Zeitbudget bei Bedarf in eine Art Stundenplan verwandeln.
Man kann damit dem Tagesverlauf mehr Struktur verleihen, indem man für jeden Zeitpunkt festlegt, wie man ihn verwenden möchte. Eher grobe Kategorien sind dabei besser, sonst wird die Zeitplanung zu unflexibel. Die Tagesstruktur hilft unter anderem dabei, sich nach den persönlichen Rhythmen auszurichten, und Routinen sind nützlich, um neue Gewohnheiten einzuüben.
Ein Zeitbudget nützt natürlich wenig, wenn man es nicht regelmäßig überprüft.
- LifeBalance: Am Anfang der Applikation LifeBalance steht ein Outliner. In ihm werden verschiedenen Lebensbereichen Ziele und diesen schließlich einzelne Maßnahmen zugeordnet ("Outline"). Letztere erscheinen auf einer Aufgabenliste ("To Do List"), der Priorität nach geordnet. Um diese Rangfolge zu ermitteln, wird für jede Aufgabe angegeben, wie wichtig sie für das Erreichen des übergeordneten Ziels ist. Wichtigere Aufgaben erscheinen also zuoberst in der Liste. In einem weiteren Bereich kann man angeben, wie man seine Zeit auf die Lebensbereiche verteilen möchte ("Balance"). Gleich daneben wird in Form eines Kuchendiagramms (siehe Screenshot) angezeigt, wie man seine Zeit bisher eingesetzt hat. Auf einen Blick stellt man dabei fest, ob man seinen Vorgaben nahe kommt oder nicht. In letzterem Fall kann man auf Wunsch Maßnahmen aus bisher vernachlässigten Bereichen in der Prioritätenliste nach oben wandern lassen.
- Tabelle: Wer die hohen Kosten einer speziellen Applikation scheut, kann seine Budgetvorgaben auch ganz einfach mit einer Tabelle überprüfen. Gina Trapani hat auf Lifehacker aufgezeigt, wie man sich eine Art persönlichen Stundenplan ("Timemap") erstellt. Ihre (oder eine eigene) Vorlage kann man nicht nur dazu nutzen, ein Zeitbudget zu erstellen, sondern gleichzeitig auch, um dieses zu überprüfen. Für jede Woche füllt man das Raster neu aus. Am Ende der Woche wird das Ergebnis der Vorlage gegenübergestellt.
- Zeiterfassung: Tools zur Zeiterfassung wie beispielsweise Mite eignen sich hervorragend, um die eigene Arbeit in Rechnung zu stellen. Mit ihnen kann man aber auch das eigene Zeitverhalten analysieren. Um einen groben Überblick zu erhalten, füge ich dazu eine zusätzliche Ebene ein: Die verschiedenen Lebensbereiche erfasse ich als "Projekt", das eigentliche Projekt erst als "Aufgabe". Dabei verliere ich zwar an Detailgrad, die Auswertung gliedert meine Aktivitäten dafür nach den eingegebenen Lebensbereichen. Die Ergebnisse lassen sich dann bestens mit dem Zeitbudget vergleichen.
