Zeitdiebe - Sie lauern überall

Entscheiden Sie zunächst anhand der Checkliste unten, womit Sie sich am häufigsten unnötig aufhalten.

Problemfeld 1: unzureichende Planung

Wenn Sie – wie die meisten Menschen – eine vollgepackte Arbeitswoche haben, kommen Sie nicht darum herum zu planen. Doch möglicherweise gehören Sie nicht zu den Menschen, die sich jeden Abend hinsetzen und einen detaillierten Plan für den nächsten Tag machen. Sorgen Sie aber auf jeden Fall dafür, dass Ihre Hauptaufgaben erledigt werden.

Überlegen Sie sich,welche Aufgaben für Sie absolute Priorität haben.
Planen Sie immer schon 2 Wochen im Voraus, d. h. in dieser Woche planen Sie für die übernächste Woche.
Tragen Sie sich großzügige Zeitfenster für Ihre Hauptaufgaben als Termine in Ihren Kalender ein. Da Sie Ihren Zeitbedarf vermutlich oft unterschätzen, schlagen Sie jeweils einen Zeitpuffer von 20 bis 30 % auf. Verplanen Sie aber nur 60 % Ihrer Zeit, damit genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt, um so nicht in Zeitdruck zu geraten.
Verteidigen Sie diese Zeiten unter allen Umständen. Verhalten Sie sich, als hätten Sie Termine außer Haus. Dann würden Sie auch keine anderweitigen Verabredungen eingehen.

Checkliste: Was sind Ihre 5 häufigsten Zeitdiebe?

unangemeldete Besucher
ungeplante Besprechungen
fehlende Prioritäten
überhäufter Schreibtisch
unordentliche Ablage
viel zu Lesen
zu wenig Delegation
zu große Genauigkeit
Problem, Kollegen zu erreichen
Problem, „Nein“ zu sagen
viele Aufgaben durcheinander erledigen
Fehler aufgrund von Ungeduld
telefonische Unterbrechungen
Ablenkung, Lärm
fehlende Übersicht über Aktivitäten
Unentschlossenheit

Problemfeld 2: schlechte Arbeitsorganisation

Unordnung kostet Zeit. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich ein narrensicheres System schaffen, mit dem Sie Ihren Schreibtisch frei halten können. Am besten funktioniert ein Schrank oder eine große Schublade mit Hängeregistermappen, die in direkter Reichweite Ihres Schreibtischs ist.

Legen Sie sich folgende Mappen an:

Je eine Mappe für jeden Monat. Hier legen Sie langfristig fällige Vorgänge ab.
Je eine Mappe für die einzelnen Kalendertage. Hier liegen alle Vorgänge des aktuellen Monats nach Datum einsortiert.
Unbeschriftete Mappen für neue Projekte oder Kunden. Sobald Sie aktuell mit diesen zu tun haben, bekommen sie sofort eine Mappe.
Einige Mappen mit alphabetischer Einteilung für einzelne Blätter, die Sie immer wieder finden wollen (z. B. können Sie unter „B“ Ihren Busfahrplan ablegen und unter „P“ die Speisekarte vom Pizzaservice).
Eine Mappe für jeden Aktenordner in Ihrem Schrank. Hier sortieren Sie Ihre Ablage vor, sodass Sie diese sehr schnell erledigen können.
Eine Mappe mit der Aufschrift „Antwort abwarten“ für Vorgänge, bei denen jemand anders den nächsten Schritt tun muss.

Überlegen Sie, welche Mappen Sie noch brauchen, damit Sie die folgende Regel einhalten können: Ab sofort befinden sich auf Ihrem Schreibtisch nur noch die Vorgänge des aktuellen Tages. Alles andere wird konsequent einsortiert. Sie werden sehen, dass dieses System nach sehr kurzer Eingewöhnungszeit funktioniert.

Problemfeld 3: fehlende Abgrenzung

Vielleicht haben Sie bisher alles getan, worum Ihre Kollegen Sie gebeten haben. Dann müssen Sie zunächst üben, nicht mehr sofort „Ja“ zu sagen. Sagen Sie stattdessen „Lass’ mich überlegen“. Machen Sie dann eine kurze Pause, und denken Sie darüber nach, was Sie wirklich wollen und realistisch schaffen können. Suchen Sie sich bewusst Trainingsgelegenheiten, um das „Nein“-Sagen auf nette Weise zu vermitteln. Sagen Sie beispielsweise:

„Ach, das tut mir leid, ich kann gerade nicht. Lass uns doch einen Termin vereinbaren.“
„Für niemanden würde ich das so gerne tun, wie für dich, aber ich schaffe es einfach nicht.Tut mir leid.“
„Das ist schade, ich kann dir nicht helfen. Aber vielleicht fällt uns jemand anders ein, der das für dich erledigen kann.“

Lernen Sie diese oder ähnliche Antworten am besten auswendig und probieren Sie sie bei nächster Gelegenheit aus.

Problemfeld 4: Genauigkeit

Wenn Sie versuchen alles ganz korrekt zu erledigen, kommen andere Aufgaben zu kurz. Führen Sie deshalb die 80 % Regel ein. Erledigen Sie Aufgaben in der nächsten Zeit nur soweit, bis Sie zu 80 % zufrieden sind. Dann gehen Sie zu Ihrem Auftraggeber (Chef, Kunde) und fragen: „Ich bin mit der Aufgabe fast fertig. Bevor ich mir aber unnötige Arbeit mache,wollte ich Sie fragen, was Ihrer Meinung nach noch fehlt.“ Sehr häufig wird Ihr Auftraggeber daraufhin sagen: „Das ist prima so, das können Sie so lassen.“ Die meisten Menschen sind mit wesentlich weniger Präzision zufrieden als Sie. Probieren Sie es einmal aus.

Franziska Brandt-Biesler