In der Schule läutet die Glocke den Unterricht ein und mahnt zur Pünktlichkeit. In der Arbeitswelt sorgt die Zeiterfassung für die korrekte Einhaltung der zu leistenden Arbeitszeit. Mit Beginn der Industrialisierung wurde es für Arbeitgeber notwendig, dass ihre Arbeiter und Angestellten pünktlich und zuverlässig ihre Arbeit aufnehmen. Erst dadurch wurden die Akkordarbeit oder die Planung einer bestimmten Produktionsmenge für mehrere Wochen im Voraus, möglich. In dieser Zeit war es üblich, Unpünktlichkeit auch noch zu bestrafen.
Verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung
Nach wie vor wird in manchen Betrieben die Zeit händisch festgehalten . Das bietet einen guten Überblick über den Beginn, die Pausen und Ende der Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter. Auch wie lange ein bestimmtes Projekt gedauert hat, kann aufgezeichnet werden. Bestens geeignet für Kleinbetriebe; je größer der Betrieb, umso mehr Aufwand inklusive Personal wird für die Aufzeichnungen und Auswertungen benötigt. Nachteile: Birgt eine hohe Fehleranfälligkeit und ist für den Außenbereich ungeeignet. Die stationäre Zeiterfassung funktioniert mit Chip, teilweise per Finger-Scanner, und zeichnet zuverlässig Beginn und Ende der Arbeitszeit inklusive der getätigten Pausen auf. Mit der passenden Hardware auch für den Außenbereich verwendbar. Kleine Nachteile sind die Kosten für die Wartung sowie keine zeitliche Erfassung von Projekten. Eine Kombination von Papier-Aufzeichnung und stationärer Zeiterfassung bildet die — mittlerweile ebenfalls im Einsatz befindliche — mobile Zeiterfassung. Benötigt wird hierfür zum Beispiel ein Smartphone oder Handy mit GPS-Ortung. Dazu die passende Software und der Arbeitgeber behält den Überblick über seine Mitarbeiter, und zwar auch dahingehend, wo sich dieser aufhält. Großer Vorteil für die Baubranche: Nunmehr lässt sich die Zeit der Arbeiter auf der Baustelle gut kontrollieren, Problem — Pausen können nicht erfasst werden. Zeiten für die Arbeit an einem bestimmten Projekt werden ebenfalls festgehalten. Die Auswertung der Daten erfolgt einfach. Hier ist ebenfalls die ständige Wartung der Geräte ein kleiner Nachteil und die doch mitunter hohen Kosten für die Ausrüstung sämtlicher Mitarbeiter mit passenden Geräten. Vor- und Nachteile finden sich also bei jeder der genannten Zeiterfassungen. Kleiner Tipp: Welche Variante für den eigenen Betrieb am besten geeignet ist, lässt sich durch Beantwortung der Fragen — Wie viele Angestellte müssen täglich erfasst werden? Wie hoch ist das zu investierende Budget? Benötige ich eine Aufzeichnung für Mitarbeiter im Außenbereich? — am besten ermitteln.
Zeiterfassung - so sieht es das Gesetz
Die Zeiterfassung in Deutschland zählt zu den freiwilligen Leistungen eines Arbeitgebers, da keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Ausnahmen:
- Überstunden müssen immer dokumentiert werden.
- Seit 1. Jänner 2015 gilt das Gesetz für den Mindestlohn; seitdem müssen die Arbeitszeiten von Mini-Jobbern (geringfügig entlohnt oder kurzfristig beschäftigt) aufgezeichnet werden.
- Alle Arbeiter und Angestellten, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) fallen, müssen ihre Arbeitszeiten aufzeichnen. Dazu zählen unter anderem das Bau-, Gast- und Schaustellergewerbe (unter § 2a SchwarzArbG finden sich sämtliche betroffene Unternehmen).
Allgemein gilt: Die Aufzeichnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt und jederzeit dem Zoll zur Einsicht vorgelegt werden können. Dabei müssen Beginn und Ende inklusive eingelegter Pausen eindeutig ersichtlich sein. Des Weiteren müssen die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter gewahrt bleiben und die Aufzeichnungen dürfen nicht zur Erhebung von privaten Daten verwendet werden. Eine dauerhafte Überwachung von Mitarbeitern ist nicht erlaubt. Wichtig für Arbeitnehmer: Eine korrekte Zeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben; bewusst falsche Eintragungen können eine fristlose Kündigung nach sich ziehen.
Von einer ordentlichen, gesetzeskonformen Zeiterfassung profitieren sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer.
