Das tägliche Zeitmanagement nach Chet Holmes funktioniert, weil es uns vom Reagieren weg bringt - hin zum Agieren.
Ein Selbstversuch von drei Monaten war höchst erfolgreich und wird weitergeführt. Seit Mitte Dezember bin ich ein anderer Mensch. Ich wiege zwar noch genauso viel wie früher, mache dieselben überflüssigen Witze, und meine Kumpels können auch keine Veränderung feststellen. Aber zum ersten Mal habe ich seit Mitte Dezember das Gefühl, Herr über mein Arbeitsleben zu sein. Grund ist ein Zeitmanagement-System, das ich in einem Vertriebsbuch fand.
The Ultimate Sales Machine
Es ist von Chet Holmes und hat den Titel «The Ultimate Sales Machine» . Alles, was mit «Ultimate» und «Machine» zusammenhängt, zieht mich offenbar magisch an. Also habe ich mir das Buch geschnappt und durchgelesen und bin gleich im ersten Kapitel auf besagtes System zum Zeitmanagement gestoßen, das ich einleuchtend fand und in der Folge ausprobiert und etwas angepasst habe. Seitdem läuft Arbeit bei mir anders.
Mein Problem: Agieren statt immer nur reagieren!
Mein Problem war, dass ich immer nur reagiert habe auf das, was auf mich einstürzte. Ich sammelte meine Aufgaben in Listen, kam aber immer nur zum Erfassen, kaum zum geordneten Abarbeiten. Ich beantwortete sehr viele Mails und Anrufe und wurde deswegen immer abgelenkt vom konzentrierten Arbeiten. Wir haben im Unternehmen eine Politik der offenen Glastüren, sodass oft jemand hereinkommt und schnell noch einen Affen von seiner Schulter auf meine Schulter rüberhopsen lässt.
Aufgaben wurden abgeladen; ich reagierte auf sie. Zeit zum Agieren blieb nicht. Ich wusste zwar, was ich gerne machen wollte - fand aber nie die Zeit dazu. Seit Chet Holmes' System sieht das anders aus. Ich plane meine Zeit wirklich und berücksichtige deswegen auch, was ich machen will. Wenn dann manchmal trotzdem Dinge auf mich einprasseln, die ich sofort zu machen habe, stört das nicht. Denn das Agieren ist Teil der Planung und kann somit nicht mehr unter den Tisch fallen.
Zeitmanagement nach Chet Holmes
Das Zeitmanagement, das Chet Holmes empfiehlt, besteht aus drei Arbeitsschritten und sollte entweder am Vortag als letztes oder am aktuellen Tag als erstes gemacht werden. Hier die drei Schritte:
- Kalender prüfen und vergebene Termine festhalten
- Wichtige Ziele (Aufgaben) für den Tag festlegen (max. 6)
- Tagesablauf planen
Dazu teile ich mir ein Blatt in meinem großen Notizbuch in drei Teile, wobei der oberste am kleinsten ist, der mittlere am größten (s. erstes Bild). Oben kommen die Tagesziele rein, in der Mitte der Zeitplan für heute, und unten sammle ich Aufgaben, die weiterrutschen oder im Laufe des Tages entstehen.
Meine Tagesplanung nach Chet Holmes:
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Schritt 1: Kalender checken
Sinnvoll ist, zuerst die vergebenen Termine und die Eckdaten für den Tagesablauf aufzuschreiben. Ich öffne also meinen Kalender und schaue, welche Meetings dort drin stehen. Die trage ich mir sofort in meinen Tagesablauf ein, wobei ich den Tag in Stundenblöcke aufteile. Nachdem die Termine drin stehen, schreibe ich auch immer gleich rein, wann ich nach Hause gehen will (als Endtermin) und wann Mittagessen oder Sport oder Yoga passen würde. Der Rest sind die freien, maximal eine Stunde dauernden Zeitblöcke, die ich im nächsten Schritt mit meinen Tageszielen (und mit wiederkehrenden Aufgaben wie z.B. Mails beantworten) füllen kann.
Mehr Platz ist nicht, und so erkenne ich gleich morgens, ob ich heute viel schaffe oder viel in Meetings rumsitze.
Schritt 2: Was ist mir heute wichtig?
Im zweiten Schritt überlege ich, welche Aufgaben ich heute unbedingt durchziehen will. Dafür suche ich mir aus meinen Aufgaben-Listen in Things (privat) und Asana (Firma) raus, was ich heute für wichtig halte (oder was eben gerade dringend wird) und beachte dabei auch immer die Eisenhower-Matrix .
Das ist der Punkt, wo mir dieses Zeitmanagement so viel hilft
Früher kam ich nie dazu, darüber nachzudenken, was heute wichtig ist und was ich erreichen will. Ich habe einfach nur abgearbeitet. Mit dem neuen System kommen mir auch manchmal Dinge in den Weg, auf die ich reagieren muss - aber ich habe die wichtigen Dinge wenigstens im Plan und somit auf dem Radar, und wenn was dazwischen kommt, sind sie weiterhin auf dem Radar und ich widme mich ihnen eben morgen.
Ich schreibe mir also oben auf meinem Blatt die Aufgaben auf, die ich heute machen will. Diese Aufgaben sollten wichtig sein - und ich schreibe mir maximal sechs auf. Ich durchforste dazu jeden Tag meinen Kopf, meine Aufgabenlisten und die Spalte 3 vom Vortag. Vor die Aufgaben mache ich mir ein Kästchen fürs spätere Abhaken.
Wenn ich die Aufgaben beisammen habe, sortiere ich sie nach Wichtigkeit: Dazu mache ich mir hinter die Aufgaben Kreise und schreibe in die Kreise die Wichtigkeit von 1 bis 6 hinein. Wie lege ich die Wichtigkeit fest? Ganz einfach: Wenn ich trotz allen Planens nur eine Aufgabe schaffe heute, welche sollte das sein? Das ist die Wichtigste und sie kriegt die 1. Und so weiter.
Aufgaben, die ich heute noch nicht schaffe, die ich aber vielleicht morgen oder so angehen will, schreibe ich in die unterste Spalte auf meinem Blatt. Dort sammle ich auch alles, was tagsüber auftaucht.
Schritt 3: Tag planen
Der Reihe nach fülle ich nun meine Aufgaben aus der obersten Spalte in die verbliebenen, freien Stundenblöcke der mittleren Spalte. Ich fange mit der wichtigsten Aufgabe an, die so früh wie möglich erledigt werden sollte. Dann die zweitwichtigste und so weiter. Um den Überblick zu behalten, kreuze ich den Kreis ab, wenn die Aufgabe verplant ist.
Wichtig ist, das Checken von E-Mails mit einzuplanen. Idealerweise checkt man Mails zwei- oder dreimal am Tag. Also auch gleich zwei Zeitfenster vorsehen und dann nur in diesen geplanten Zeitfernstern Mails checken und abarbeiten!
Tagesplanung nach Chet Holmes: Zwei erledigte Tage
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Fazit
Ich benutze das System seit mehr als drei Monaten und bin mehr als zufrieden. So lange hat bei mir noch nie ein System gehalten. Ich habe es verinnerlicht: Das erste, was ich morgens mache, ist meinen Tag mithilfe der drei Schritte planen.
Darüber hinaus habe ich angefangen, dieses System in meinem Unternehmen auszurollen, weil ich will, dass all meine Kollegen so zufrieden mit ihrem Zeitmanagement werden, wie ich es bin.
