Wer möchte nicht fokussierter und effizienter Aufgaben abarbeiten? Für besseres Zeit- und Aufgabenmanagement empfiehlt unser Gastautor die Einzeigeruhr: eine Variante des Timeboxing, die jeder ausprobieren sollte, der sich durch Wecker und Timer in seiner Konzentration gestört fühlt. Die Anleitung zum Umbau einer Ikea-Wanduhr wird gleich mitgeliefert.
Gastautor: Jens Wilhelm ist Master-Student an der Stuttgarter Hochschule der Medien und seit fünf Jahren selbstständig tätig. In seinem Seminar »Fertigkeiten für Kopfarbeiter« zeigt er seinen Kommilitonen, wie man Studieren und Arbeiten unter einen Hut bekommt.
Timeboxing gilt als effektive Methode, um Aufgaben effizient abzuarbeiten. Doch die Methode hat auch einen Nachteil: Jeder Wechsel zwischen den Aufgaben führt zu einer Unterbrechung der Konzentration; besonders dann, wenn man mit einem Zeitgeber arbeitet und durch das Klingeln und Neueinstellen der Uhr für jede neue Aufgabe jäh beim eigentlichen Tätig-Sein unterbrochen wird.
Auch wenn Timeboxing mir sehr dabei geholfen hat, einzelnen Aufgaben genau den Stellenwert in meinem Tagesplan zu geben, den sie verdienen, glich meine Konzentration bei der Arbeit einer schwankenden Sinuskurve. Denn zu Beginn jeder neuen Aufgabe dauerte es einige Minuten, bis ich den roten Faden aufgenommen hatte. Leider erzeugen Timer bei mir auch das Gefühl, eine rieselnde Sanduhr im Nacken zu haben, was meine Konzentration zusätzlich beeinträchtigt.
Das Ziel: Konzentrationslevel aufrechterhalten
Ständige Schwankungen der Konzentration kosten nicht nur Zeit. Es ist auch deutlich anstrengender, sich ständig neu zu fokussieren, als längere Zeit auf einem gleichbleibend hohen Konzentrationslevel arbeiten zu können.
Timeboxing mit Weckern führt leider zwangsläufig zu diesen Unterbrechungen. Ich habe deshalb nach einer Möglichkeit gesucht, die Unterbrechungen und Konzentrationswechsel beim Timeboxing abzuschaffen, ohne die Vorteile des Systems zu verlieren.
Ursache des Problems und damit der Schlüssel zu einem gleichbleibenden Konzentrationslevel ist meiner Meinung nach die Art, wie wir Zeit wahrnehmen. Dieselbe Zahl an Augenblicken kommt dem einen wie ein stressiger Countdown vor, während der andere munter drauf los arbeiten kann und die Zeit schnell vergisst.
Dabei sind es vor allem die kurzen Zeiteinheiten, Sekunden und wenige Minuten, die beim herkömmlichen Timeboxing im Vordergrund stehen und durch die man sich unter Druck gesetzt fühlt. Da die Wahrnehmung von Zeit aber immer subjektiv ist, können wir unsere Wahrnehmung zum Positiven verändern.
Der Weg: unsere eigene Zeitwahrnehmung manipulieren
Ich habe das erreicht, indem ich das Timeboxing-Prinzip einfach umgedreht habe: Wie wäre es, nicht mehr einzelnen Aufgaben ein Zeitfenster zu geben, sondern dem Zeitfenster die Aufgabe? Unser Tag ist durch Halb- und Viertelstunden bereits in optimale Zeitblöcke unterteilt. Die Verwendung eines zusätzlichen Zeitgebers ist gar nicht notwendig. Denn wenn man den Fokus der Zeitwahrnehmung von der Sekunde auf die Stunde verschiebt, kann man den Augenblick voll und ganz der jeweiligen Aufgabe widmen.
Die Wahrnehmung von Zeitblöcken wird von der Einzeigeruhr am besten unterstützt. Eine Einzeigeruhr besitzt nur einen Stundenzeiger, aber keine Zeiger für Minuten und Sekunden. Auf ihr kann man ablesen, wie spät es ist, aber nicht sehen, wie die Zeit vergeht. Sie ermöglicht eine neue, vollkommen entspannte und produktivere Wahrnehmung von Zeit, weil sie den Timeslot, in dem man sich befindet, unmittelbar sichtbar macht.
Die Umsetzung: Sekunden und Minuten abschaffen
Ein achtstündiger Arbeitstag hat auf der Einzeigeruhr 16 Timeslots von jeweils 30 Minuten, die ich je nach Bedarf auf ganze Stunden erweitere oder auf Viertelstunden verkürze. Wenn ich morgens meinen Tagesplan erarbeite, weise ich jeder Aufgabe direkt einen Slot zu, wobei ich mehrere kleine Aufgaben (z.B. kurze Telefonate) zusammenpacke. So beschränke ich die Dauer jeder Aufgabe von vorneherein auf ihr jeweiliges Minimum.
Mit zunehmender Erfahrung lässt sich so auch leicht vermeiden, den Tagesplan zu voll zu machen und am Ende nicht alles zu schaffen.
Doch wie kommt man nun an eine Einzeigeruhr? Wer Timeboxing mit der Einzeigeruhr ausprobieren möchte, kann sich eine solche Uhr ganz leicht selber bauen: Aus einer Wanduhr von Ikea nämlich, wie sie in den Büros weltweit bereits millionenfach tickt.
Anleitung zum Bau einer Einzeigeruhr
Benötigte Materialien
- Ikea-Wanduhr »Rusch« (ca. 2 €/CHF, bei Ikea)
- Neues Zifferblatt aus Papier mit Einzeiger-Stricheinteilung ( siehe Vorlage zum Herunterladen und Ausdrucken ) Maße zum Selberbasteln: Durchmesser des runden Zifferblatts: 18,5 cm Ausschnitt für Zeiger in der Mitte: Durchmesser 0,8 cm
- Flüssigkleber oder Klebestift (Klebestift empfohlen)
- Werkzeug: Scharfes Taschenmesser oder kleines Küchenmesser
Gestaltung eines eigenen Zifferblatts
Wer ein eigenes Zifferblatt gestalten möchte, kann frei entscheiden, ob die Einzeigeruhr mit Zeitblöcken von 10 Minuten (so wie in dieser Vorlage ) oder 15 Minuten ausgestattet sein soll. Bei der Einteilung in 10minütige Zeitblöcke kann die Zeit etwas genauer abgelesen werden, sie erfordert 72 Strichmarkierungen. Die Einteilung in 15minütige Zeitblöcke erfordert 48 Markierungen. Zum schnellen Ablesen der Zeit empfiehlt es sich, Striche für ganze und halbe Stunden grafisch hervorzuheben.
Der eigentliche Umbau
Zeitbedarf: ca. 20 Minuten
1. Wanduhr öffnen
Auf der Rückseite der Wanduhr befinden sich drei kleine Häkchen, die die durchsichtige Frontscheibe im weißen Rahmen fixieren. Alle drei Häkchen behutsam mit dem Taschenmesser nach innen drücken und die Frontscheibe abnehmen.
2. Zeiger abnehmen und neues Zifferblatt aufbringen
Den roten Sekundenzeiger zwischen Daumen und Zeigefinder fassen und senkrecht nach oben abziehen. Mit dem Minuten- und dem Stundenzeiger wird ebenso verfahren.
Das alte Zifferblatt besteht aus fester Pappe und kann recht einfach von der Uhr gelöst werden.
Anschließend großzügig Klebstoff auf dem weißen Rahmen verteilen und das neue Zifferblatt passgenau ankleben. Achte auf eine vollflächige und gleichmäßige Verteilung des Klebstoffs, damit sich das neue Zifferblatt nicht nachträglich löst oder Wellen schlägt.
3. Minutenzeiger zum Hauptzeiger umfunktionieren
Die Einzeigeruhr verfügt lediglich über einen Stundenzeiger. Damit die Uhr genau abgelesen werden kann, empfiehlt es sich, den Original-Minutenzeiger der Ikea-Uhr als Stundenzeiger zu verwenden.
Damit der Minutenzeiger auf die Halterung des Stundenzeigers passt, muss die kreisrunde Öffnung des Minutenzeigers etwas vergrößert werden. Hierfür das Messer in die Öffnung des Minutenzeigers setzen und etwas Kunststoffmaterial mit drehenden Bewegungen abschaben, sodass sich die Öffnung langsam vergrößert, aber rund bleibt. Wichtig ist eine behutsame Vorgehensweise, um den Minutenzeiger nicht zu zerbrechen. Schabe nur wenig Material weg und prüfe, ob sich der Minutenzeiger passgenau auf die Halterung des Stundenzeigers aufsetzen lässt.
5. Den Sekundenzeiger bearbeiten
Die nackte Zeigerhalterung in der Mitte der Uhr ist nicht sehr ansehnlich, kann aber einfach durch den alten Sekundenzeiger der Uhr abgedeckt werden. Hierfür den Sekundenzeiger direkt am Kreis abbrechen und evtl. überstehende Plastikreste oder Bruchstellen entfernen. Man erhält dann einen kreisrunden, roten Punkt, mit dem die Zeigerhaltung dekorativ verdeckt werden kann.
6. Zusammenbau
Den neuen Zeiger der Uhr auf die Halterung des Stundenzeigers stecken und dann den ehemaligen Sekundenzeiger als Abdeckung der Halterung anbringen. Abschließend die Frontscheibe wieder einsetzen.
Voilà! Deine Einzeigeruhr ist bereit für den Einsatz.
