Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.
Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen - und oft auch mühseligen - Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.
Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch - vor allem einen Klassiker - in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:
Wie der Name schon sagt, hältst Du in einem Zeittagebuch fest, wofür Du wie viel Deine Zeit einsetzt:
- Erstelle eine einfache Tabelle.
- Trag in der ersten Spalte die Zeitskala in 15- oder 30-Minuten-Abständen ein.
- Trage regelmäßig ein, was Du gerade tust. Du kannst Dir einen Timer auf 15 bzw. 30 Minuten stellen, damit Du es nicht vergisst.
- Wenn Du willst, kannst Du eine weitere Spalte mit Störungen/Unterbrechungen eintragen und noch eine weitere mit der Überschrift Energie oder Wohlbefinden
- Führe Dein Zeittagebuch mindestens einen Tag lang, besser aber während einer ganzen Woche.
Anschließend kannst Du Dein Tagebuch auswerten.
- Markiere verschiedene Kategorien, etwa Projektarbeit, Administratives, E-Mails usw.
- Leg auch eine Kategorie "Aufschieberitis" an.
- Zähle zusammen, wie viel Zeit Du in welcher Kategorie verbringst.
- Überleg Dir, ob Du das so willst oder ob Du etwas verändern möchtest.
Vergiss nicht: Niemand ist den ganzen Tag produktiv. Zum Glück! Wir sind ja keine Maschinen. Eine Führungskraft sagte mir einmal, dass sie mehr als zufrieden sei, wenn ihre Angestellten während 80 Prozent der Arbeitszeit auch wirklich arbeiten. Auf einen 8-Stunden-Tag sind das nicht einmal 6.5 Stunden. Und das ist nach der Erfahrung der Führungskraft schon viel. Also: Mach Dich nicht verrückt, wenn Du nicht ständig produktiv bist.
Die beiden Zusatzspalten "Störungen" und "Wohlbefinden" können Dir einen weiteren Hinweis auf allfällige Änderungen geben.
Ist Dir das zu umständlich? Dann mach’s umgekehrt: Miss mit einer Stoppuhr die Zeit, die Du für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität benötigst. Wirst Du unterbrochen, dann notiert Dir das auch.
Auch das ist Dir zu anstrengend? Dann schreib wenigstens alle Unterbrechungen, Störungen und Aufschiebeaktionen auf. Auch das kann Dir bereits helfen zu erkennen, was Du eigentlich mit Deiner Zeit alles so anstellst.
Solch ein Tagebuch lässt sich übrigens auch sehr gut im Internet führen, etwa mit dem Zeiterfassungstool mite oder dem BubbleTimer . Mit letzterem kannst Du in 15-Minuten-Brocken Deine Zeit genau protokollieren. Du kannst Dir auch ein Ziel setzen, wieviel Zeit Du für eine Aktivität einsetzen möchtest, entweder als Minimalziel (z.B. für Sport: mindestens 30 Minuten täglich) oder als Maximalziel (z.B. fürs planlose Surfen im Internet: max. 20 Minuten). Damit Du die Erfassung nicht vergisst, erinnert Dich der BubbleTimer alle 15 Minuten daran, wenn Du das möchtest. Das Ganze wird dann noch in Diagrammen oder Reporten ausgewertet und kann exportiert werden. Eine runde Sache für 20 Dollar pro Jahr.
