Das papierlose Büro: Vom Mythos zur Realität

Die Vorstellung eines digitalen Büros existiert seit Jahren. Lange Zeit galt der gänzliche Verzicht auf Papier als unrealistisch. Diese Ansicht hat sich mittlerweile geändert: Das papierlose Büro ist längst kein Traum mehr, sondern immer mehr Unternehmen versuchen den Gebrauch von Papier so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür gibt es eine Menge guter Gründe.

Die Vorteile des digitalen Büros:

• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Drucker ist extrem umweltschonend – nicht nur bleiben die Regenwälder erhalten, sondern es entsteht auch weniger Müll durch Papierabfälle, Toner, Druckerpatronen etc.
• Produktivität: Durch die Umstellung auf das papierlose Büro wird eine Menge Zeit gespart, die beim Sortieren von Akten, Suchen nach Terminen oder anderen Vorgängen verloren geht und es kann somit produktiver gearbeitet werden
• Unabhängigkeit: Während auf Papier nur lokal zugegriffen werden kann, lassen sich digitale Daten flexibel auch von verschiedenen Personen abrufen, was gerade für die Arbeit im Team von großem Vorteil ist
• Einfacher Zugriff: Kontakte und Daten lassen sich einfacher pflegen und es kann schneller auf sie zugegriffen werden – auch der Kundenkontakt ist dadurch deutlich vereinfacht
• Suchfunktion: Durch die Suchfunktion lassen sich Kontakte, Termine und Unterlagen deutlich leichter finden, als wenn diese in Papierform abgelegt werden
• Platz- und Materialersparnis: Ordner, Drucker und Faxgeräte nehmen allesamt Platz weg – Das papierlose Büro hingegen sorgt für eine bessere Arbeitsatmosphäre
• Kostenreduzierung: Neben Platz werden selbstverständlich auch eine Menge Ausgaben für Papier, Druckerzubehör etc. gespart
• Modernität: In Zeiten von Digitalisierung und Social Media sind Faxe, analoge Notizen und Kalender schlicht nicht mehr zeitgemäß – Unternehmen sollten sich positionieren und zeigen, dass sie modern und zukunftsfähig sind

Fraglos hat Papier auch Vorteile

Daten gehen in der Regel nicht verloren, Notizen lassen sich leicht später übertragen und Studien zufolge fordert Papier sogar die Kreativität -, dementsprechend ist gegen vereinzelte, kurze Notizen auch grundsätzlich nichts einzuwenden. Dennoch sollte die vorhandene Technologie, soweit wie möglich, genutzt werden und gewisse Abläufe wie der Schriftverkehr oder die Terminplanung im Kalender digitalisiert werden, denn fest steht: Das Büro der Zukunft ist digital.