Mehr Effizienz in kleinen Unternehmen – Tipps für ein besseres Zeit- und Ressourcenmanagement
Kleine und mittelständische Unternehmen bilden das Rückgrat der Wirtschaft und sehen sich gleichzeitig besonders stark durch Herausforderungen und Krisen belastet. Fachkräftemangel und Konjunkturschwäche setzen den sogenannten KMUs daher oft schwerer zu als großen Konzernen. Andererseits eröffnet der branchenübergreifende Trend zur Digitalisierung jedoch gerade kleineren Betrieben viele Mittel und Wege, um die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen deutlich effizienter einzusetzen.
Eine Bestandsaufnahme verdeutlicht ungenutzte Potenziale
Kleine und mittelständische Unternehmen möchten insbesondere in schwierigen Zeiten jede Möglichkeit nutzen, um Kosten einzusparen und vorhandene Ressourcen effektiver einzusetzen. Allerdings sind größere Umstrukturierungen und die Implementierung moderner digitaler Systeme immer auch mit Investitionen verbunden. Damit das Budget nicht unnötig belastet wird, sollten Unternehmer und Entscheider sich daher genau überlegen, in welchem Bereich das Potenzial besonders groß ist. Um den größtmöglichen Hebel für ein besseres Ressourcen- und Zeitmanagement zu finden, braucht es klare Zielsetzungen. Nur so erreichen Unternehmen mit ihren Investitionen den gewünschten Effekt. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, zuerst gewisse Geschäftsbereiche umzustrukturieren oder zu digitalisieren, da von den Zeit- und Ressourcenersparnissen in diesem Bereich auch nachgelagerte Prozesse profitieren.
Digitale Assistenten sorgen für effizientere Arbeitsprozesse
Digitale Tools sind heutzutage nicht nur einfache EDV-Systeme, mit denen Arbeitsschritte auf dem Bildschirm statt auf dem Papier erledigt werden. Vielmehr sind viele professionelle Software-Tools zu äußerst hilfreichen, virtuellen Assistenten herangereift, die Mitarbeitern sogar Arbeit abnehmen, wodurch diese mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten haben. Bei dem Begriff Prozessautomatisierung denken viele zuerst an den mit Robotern ausgestatteten Maschinenpark, doch auch im Büro übernehmen KI-gestützte Systeme immer häufiger repetitive Aufgaben. Das Erfassen und Einpflegen von Daten oder auch die Auswertung großer Datensätze sind mit dem passenden Tool in kürzester Zeit erledigt. Neben der offensichtlichen Zeitersparnis bringt die Prozessautomatisierung auch eine spürbare Reduzierung der Fehlerhäufigkeit mit sich.
Teams und Mitarbeiter profitieren von digitalen Kanälen
Die digitale Transformation hat nicht nur Auswirkungen auf die Art, wie Mitarbeiter arbeiten, sondern auch darauf, wie sie miteinander kommunizieren. Messenger-Apps, Cloud-Dienste und Tools für die Teamplanung erlauben eine viel direktere und transparentere Kommunikation als der klassische „Bürofunk“. Absprachen und delegierte Aufgaben lassen sich dank Chat und E-Mail problemlos nachvollziehen und sind in der Regel ortsunabhängig einsehbar. Dadurch werden moderne Arbeitgeber auch den Anforderungen und Ansprüchen moderner, flexibler Arbeitsmodelle gerecht. Nicht selten arbeiten Teams mittlerweile teilweise im Home-Office, während andere Gleitzeiten im Büro nutzen, um eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen. Möglich ist eine solche offene Arbeitskultur nur, wenn die Kommunikation sichergestellt ist. Der digitale Austausch ist auch in Echtzeit möglich, wodurch Meetings teilweise virtuell abgehalten werden können. Neuere Studien zeigen, dass rund ein Drittel der Arbeitszeit für Konferenzen, Teambesprechungen und ähnliche Aktivitäten aufgewendet werden. Mit den richtigen Tools lässt sich die Anzahl zeitraubender Meetings drastisch reduzieren oder in den digitalen Raum verschieben, wodurch sich ebenfalls Kapazitäten freisetzen lassen.
Stundenrechner und Co. steigern die Produktivität
Zeitdruck und Stress sind eine starke Belastung und führen am Arbeitsplatz auf Dauer nicht selten zu schlechten Ergebnissen. Um das Wohlbefinden und damit die Produktivität der Belegschaft aufrechtzuerhalten, braucht es ein smartes Zeit- und Stressmanagement. Zuerst muss die Ursache für möglichen Stress in bestimmten Abteilungen oder Teams gefunden werden. Aktuell sorgen beispielsweise langfristige Vakanzen für ein höheres Arbeitsaufkommen, was die bestehenden Fachkräfte langfristig überfordern kann. Auch hier kann der gezielte Einsatz digitaler Hilfsmittel Abhilfe schaffen. Neben der Prozessautomatisierung, die den Mitarbeitern mehr Raum für wichtige Tätigkeiten lässt, kann für die Personalabteilung der Rückgriff auf Stundenrechner und ähnliche HR-Tools sinnvoll sein.
Zusätzlich lässt sich die zur Verfügung gestellte Zeit mit weiteren digitalen Tools effektiver einteilen. So helfen Projektmanagement-Plattformen dabei, Arbeitsabläufe besser zu organisieren und klare Prioritäten zu vergeben.
Die Wirksamkeit einzelner Maßnahmen prüfen
Um liquide und für Krisensituationen gewappnet zu sein, müssen primär kleine Unternehmen stark auf finanzielle Ressourcen achtgeben. Häufig werden Lieferketten deshalb bis ins Kleinste optimiert, doch in welchem Verhältnis Aufwand und Ergebnis stehen, bleibt oft im Dunkeln. Daher ist es wichtig, die Wirksamkeit ergriffener Maßnahmen und entwickelter Strategien regelmäßig zu prüfen. Durch den Rückgriff auf belastbare Leistungskennzahlen (KPIs) können KMUs ihre Bemühungen unkompliziert quantifizieren. Zu diesen KPIs gehören beispielsweise die Produktivität pro Mitarbeiter, die Durchlaufzeiten bei einzelnen Prozessen oder die Auslastung bestimmter Ressourcen. Werden Verbesserungspotenziale bei den jeweiligen Zeit- und Ressourcenmanagementstrategien sichtbar, können neue oder veränderte Ansätze getestet werden. Wichtig ist ein kontinuierliches Feedback, damit Unternehmen die zuvor festgelegten Ziele auch erreichen.
