Mobile Office – Das Büro zum Mitnehmen

Das mobile Büro steht für ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten und eine gute Work-Life Balance. Doch es erfordert auch ein hohes Maß an Selbstorganisation, klare Spielregeln und entsprechendes technisches Equipment. Wir fassen die wichtigsten Punkte zusammen.  

Weißer Sandstrand statt grauer Büroraum, Kokosnuss statt Kantinenessen - träumen Sie noch, oder sind Sie etwa schon im Mobile Office angekommen? Die Digitalisierung krempelt nicht nur unseren Joballtag, gewohnte Unternehmensprozesse und Berufsbilder um – vom Privatleben ganz zu schweigen, sondern auch die Art und Weise, wie wir im Team, mit dem Vorgesetzten oder Kunden zusammenarbeiten. Dank Smartphone, Laptop und guter Netzabdeckung lassen sich heutzutage viele Arbeiten von unterwegs aus erledigen. Ob Führungskraft oder Projektverantwortlicher, Handwerker oder Außendienstler – die Reisebereitschaft nimmt in Folge der Globalisierung zu, das mobile Internet und Collaboration Tools ermöglichen die virtuelle Zusammenarbeit dezentraler Teams. Kaum verwunderlich also, dass der Arbeitsplatz längst nicht mehr an den Unternehmensstandort oder die eigenen vier Wände – Stichwort Home Office – gebunden ist, sondern sich in Zugwaggons, Cafés, Hotelzimmer oder hippe Working-Spaces auf der ganzen Welt verlagert. Arbeiten, wo und wann man möchte – ein New Work-Format mit Zukunft! Aber für Jedermann?

Für wen macht das mobile Arbeiten Sinn?

Gerade die jüngere Generation fordert heutzutage eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Freizeit, Job und Familie. Eine auf private Termine abgestimmte Einteilung der Arbeitszeit und freie Wahl des Arbeitsplatzes sind für sie nahezu selbstverständlich. „Im Kern steht die Freiheit, zu entscheiden, wie, wann, wo und, am wichtigsten, warum wir arbeiten“, wie Frithjof Bergmann als Vorreiter der New Work Bewegung treffend formuliert. Die Mentalität von früher, Arbeitszeit starr (und sinnlos) abzusitzen, kennt man in vielen Unternehmen erfreulicherweise längst nicht mehr. Die meisten Arbeitnehmer wünschen sich ein hohes Maß an Selbstverantwortung und flexibler Arbeitszeiteinteilung, was das entgegengebrachte Vertrauen der Vorgesetzten voraussetzt.

Setzt das Tätigkeitsfeld ohnehin eine hohe Reisebereitschaft voraus und erfordert nicht zwangsläufig die dauerhafte Präsenz im Office, macht die Arbeit aus dem mobilen Büro aus wirtschaftlicher wie auch ökologischer Sicht Sinn. Lange Dienstreisen können effizienter genutzt werden, für Pendler fallen weniger Kosten an. In kreativen Jobs kann die Arbeit in unterschiedlichen Umgebungen außerdem neue Ideen hervorrufen und für eine höhere Produktivität und ein fokussierteres Arbeiten sorgen. Neue Blickwinkel, beiläufige Gespräche – ob im Café in Berlin Mitte oder im Coworking Space auf der griechischen Insel – ein Mobile Office kann inspirieren!

Mobile Office: Die Voraussetzungen

In Deutschland gibt es trotz immer wieder aufkommender Diskussionen keinen gesetzlichen Rechtsanspruch auf Home-Office beziehungsweise Mobile Office. Wurde der Wunsch nach diesen Arbeitsmodellen an den Vorgesetzen herangetragen und offiziell genehmigt, kann dies in einer Zusatzvereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber festgesetzt werden. Aber: Im Gegensatz zum klassischen Home Office ist es für den Arbeitgeber nicht möglich, den Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen des Arbeits- und Datenschutzrechts einzurichten, da keine Vereinbarung über den konkreten Arbeitsplatz besteht. Wird das mobile Büro außerdem ins Ausland verlagert, können sozialversicherungsrechtliche Fragen aufkommen.

Neben klassischen Faktoren wie Arbeitszeit und Erreichbarkeit sollte auch das Bereitstellen der technischen Infrastruktur sowie die private Nutzung von Firmeneigentum wie Computer oder Handy vorab besprochen werden. Gerade wenn Sie von unterwegs aus arbeiten und die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht sich auf Skype-Calls reduziert – muss auf beiden Seiten ein klares Verständnis der Kommunikations-Struktur gegeben sein. Keinesfalls sollte die Qualität der Zusammenarbeit darunter leiden oder der Spirit im Team verloren gehen. Entsprechende Programme, wie Circuit erleichtern das Abstimmen und Koordinieren von Arbeitsabläufen und Projektfortschritten. Das weitestgehend papierlose Arbeiten ist fast schon Grundvoraussetzung – das Mitbefördern von Ordnern und Büchern ist für das mobile Büro eher weniger geeignet.

Büroausstattung 2.0: Wie kann ich mein Mobile Office einrichten?

An erster Stelle stehen Laptop, Smartphone oder Tablet und entsprechende Ladegeräte. Die Rettung in der (Steckdosen-)Not: Power Banks, passendes Zubehör. In verschiedenen Größen verhelfen Sie Handys oder Laptops wieder zu mehr „Durchhaltevermögen“. Mobile WLAN-Router, Drucker und weiteres mobiles Büro-Equipment machen das Arbeiten an (strom-)technisch schlecht ausgestatteten Orten überhaupt erst möglich.

Große, offene Räume und inspirierende Kaffeehaus-Atmosphäre auf der einen Seite – Straßenlärm und Menschengetümmel auf der anderen: Da kann es mit der Konzentration tatsächlich öfter einmal schwierig werden. Abhilfe schaffen Noice-Cancelling Kopfhörer, deren kleine Mikrofone in den Hörmuscheln den Außenlärm erfassen und mithilfe ausgeklügelter Elektronik für den Anwender nahezu ausblenden können. So bleibt es angenehm still. Einige Modelle verfügen praktischerweise auch über eine Freisprechfunktion. So entfällt bei bestehender Bluetooth-Verbindung zum Smartphone das lästige Auf- und Absetzen der Kopfhörer. Wobei das Handyklingeln selbst vielleicht eher als lästig empfunden wird, wenn man gerade in seinem mobilen Büro am einsamen Sandstrand unter Kokosnusspalmen am nächsten bahnbrechenden Business-Modell feilt….