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Die Zahlungsmoral vieler Kunden lässt immer mehr zu wünschen übrig. In Deutschland, aber auch im Rest von Europa, warten Unternehmen mittlerweile immer öfter vergeblich darauf, dass ihre Kunden ausstehende Rechnungen begleichen. Und selbst wenn gezahlt wird, wird die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang immer größer. Hinzukommen der zunehmende organisatorische Aufwand, den das Eintreiben offener Rechnungen für ein Unternehmen mit sich bringt.

Betroffen sind von dieser Entwicklung vor allem kleine und mittlere Unternehmen. Forderungsausfälle sind nur schwer zu verkraften und greifen die Substanz des Unternehmens an. Nicht selten geraten die Unternehmen durch die Zahlungsausfälle selbst in eine schwierige finanzielle Situation. Oftmals fehlen finanzielle Rücklagen, um die Zahlungsausfälle kompensieren zu können. Am Ende droht den Gläubigern nicht selten selbst die Zahlungsunfähigkeit.

Um sich so gut wie möglich gegen Zahlungsausfälle abzusichern bzw. um bei drohenden Zahlungsausfällen notwendige Maßnahmen einzuleiten, ist ein gutes Forderungsmanagement für jedes Unternehmen unerlässlich. Dies wird vielen Unternehmen jedoch meist erst bewusst, wenn es zu spät ist.

Viele Unternehmen sind sich des Risikos eines Forderungsausfalls im Vorfeld einer Auftragsabwicklung oder einer Lieferung gar nicht bewusst. So wird beispielsweise vor Vertragsabschluss oft auf eine Bonitätsprüfung des Kunden gänzlich verzichtet.

Auch bei der Rechnungsstellung ergeben sich nicht selten unnötige Fehler (zum Beispiel durch eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung), die dazu führen, dass Rechnungen nur teilweise oder gar nicht bezahlt werden.

Auch das Mahnwesen ist in vielen Unternehmen schlecht organisiert. Nicht selten verhalten sich Unternehmen gerade in diesem Punkt unprofessionell und sind ihren Kunden gegenüber nicht konsequent genug. Grund dafür ist oftmals die Sorge, Kunden zu verlieren.

In vielen Unternehmen mangelt es auch an einer guten internen Kommunikation zwischen Vertrieb, Rechnungswesen und Außendienst. Hier könnte ein Austausch über die Kunden stattfinden, in vielen Unternehmen ist dies aber nicht der Fall.
Nicht selten fehlt es auch insgesamt an notwendigem Wissen und Know-how, um ein funktionierendes Forderungsmanagement aufzubauen.

Und nicht zuletzt ist in Unternehmen oft einfach das Bewusstsein für die Notwendigkeit eines umfassenden Forderungsmanagements nicht vorhanden. Es werden zwar einzelne Bausteine integriert, es gibt aber keine umfassende Überwachung oder professionelles Management der Forderungen. Das ist aber notwendig, um Zahlungsausfälle zu minimieren.

Für die finanzielle Stabilität und damit auch für den Erfolg eines Unternehmens ist es wichtig, sich mit den Forderungen des Unternehmens professionell auseinanderzusetzen.

Das Forderungsmanagement setzt keineswegs erst dann ein, wenn eine Rechnung seitens des Kunden nicht beglichen wird. Ein gutes Forderungsmanagement muss vorausschauend angelegt sein und schon vor dem Vertragsschluss mit dem Kunden einsetzen, um bereits im Vorfeld mögliche Zahlungsausfälle zu erkennen.

Dazu gehört auch das Zusammentragen von generellen Informationen über die aktuellen Ausfallrisiken am Markt (regionen- und branchenbezogen), um das Risiko besser kalkulieren zu können. Räumt ein Unternehmen seinen Kunden z.B. Lieferantenkredite ein, muss dies auch bei der Kalkulation der Preise berücksichtigt werden. Im Voraus sollten intern immer angemessene Kreditsummen sowie das Kreditlimit und die Zahlungskonditionen vereinbart werden.

Zum Forderungsmanagement eines Unternehmens gehören:

• Bonitätsprüfung des Kunden
• Vereinbarung von Zahlungszielen
• Rechnungsstellung
• Überwachung der Zahlungseingänge, Fristen etc. durch das Rechnungswesen
• effizient organisiertes Mahnwesen
• Planung von Ein- und Auszahlungen
• alternative Finanzierungsmöglichkeiten bei evtl. Ausfall von Forderungen
• Absicherung durch Versicherungen
• externe Unterstützung beim Einzug der Forderungen
• Abtretung der Forderungen durch Factoring

Die Bonität eines Kunden lässt sich auf verschiedenen Wegen überprüfen. Dabei kann zum einen auf interne Informationen, zum anderen auf externe Quellen zugegriffen werden:

• Interne Informationen ergeben sich aus früheren Geschäften mit dem Kunden. Hier kann überprüft werden, wie zuverlässig der Kunde ist und ob sich schon einmal Probleme mit diesem Kunden ergeben haben. Zudem kann auf das Wissen des Außendienstes bezüglich des Auftretens des Kunden zurückgegriffen werden. Hier kann zum Beispiel ein schlecht gepflegter Maschinenpark, wenig Kunden oder ein schlechter Ruf Aufmerksamkeit erregt haben. Um auf interne Informationen zugreifen zu können, ist zum einen die detaillierte Dokumentation des Zahlungsverhaltens der Kunden notwendig, zum anderen muss auch das Personal eines Unternehmens entsprechend geschult sein, um mögliche Risiken eines potentiellen Kunden frühzeitig wahrnehmen zu können.

• Bei einer externen Prüfung gibt es die Möglichkeit, sich bei der SCHUFA über den Kunden zu erkundigen, evtl. Bankenauskünfte einzuholen (dies ist jedoch nicht in jedem Fall möglich) oder Wirtschaftsauskunfteien zu beauftragen. Bei Kapitalgesellschaften besteht zudem die Möglichkeit, die letzten Jahresabschlüsse einzusehen.

Es ist in jedem Fall sinnvoll sowohl interne als auch externe Daten bei der Bonitätsprüfung eines Kunden zu berücksichtigen. So kann bereits vor Abschluss des Vertrages das Risiko eines Zahlungsausfalls minimiert - wenn auch nicht vollständig beseitigt - werden.

Ergibt sich aus der Prüfung eine unsichere Bonität, sollte dem Kunden kein Kredit eingeräumt werden.

Auch dann, wenn dem Vertragspartner Zahlungsziele eingeräumt werden, sollten diese sorgfältig ausgewählt sein. Auch das gehört zu einem guten Forderungsmanagement.

Bereits bei der Vertragsgestaltung tun sich viele Unternehmen schwer, denn oftmals werden nicht alle wesentlichen und notwendigen Punkte berücksichtigt. Der Vertrag sollte unter anderem den Leistungsumfang, die Art der Leistung, sowie Fristen, Pflichtenheft etc. enthalten sowie die vereinbarten Zahlungsmodalitäten.

Bei der Ausarbeitung der Zahlungsziele sollten Anreize für den Kunden geschaffen werden, die Rechnung zügig und zeitnah zu begleichen. Dies kann zum Beispiel durch das Einräumen von Skonti erreicht werden. Hier sollte aber in jedem Fall der genaue Betrag genannt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist, der Rechnung einen bereits ausgefüllten Überweisungsträger beizufügen, um den Aufwand des Kunden zu minimieren. Daraus ergibt sich eine Erleichterung für das Rechnungswesen, da die Überweisungen leichter zugeordnet werden können. Alternativ kann als Zahlungsweise auch das Lastschriftverfahren vereinbart werden. Wird dagegen eine Ratenzahlung vereinbart, sollte in jedem Fall der Mehraufwand für das Unternehmen bei der Preiskalkulation berücksichtigt werden.

Ist die Bonität des Kunden nicht als gut einzustufen, bietet sich evtl. auch die Möglichkeit Barzahlung oder Vorkasse zu vereinbaren. Handelt es sich um größere Beträge, sollten in jedem Fall Sicherheiten zum Beispiel durch Bankbürgerschaften für das Unternehmen geschaffen werden.

Vor Vertragsunterzeichnung sollten alle wichtigen Daten des Vertragspartners, wie zum Beispiel Firmendaten und Vertragsberechtigung des Ansprechpartners, erfasst werden, um so nicht zuletzt eine spätere Erreichbarkeit auch zu gewährleisten. Nicht selten wird dies, obwohl eigentlich selbstverständlich, von Seiten vieler Unternehmen versäumt.

Sobald die vereinbarten Leistungen/ Lieferungen erbracht wurden, sollte auch die Rechnungsstellung erfolgen. Dabei sollte jedoch sicher gestellt sein, dass auch tatsächlich alle vertraglich vereinbarten Leistungen in vollem Umfang geleistet wurden.

Bei der Erstellung der Rechnung sollte ebenfalls auf die Vollständigkeit und Richtigkeit geachtet werden. Dabei sollte vor allem die Darstellung der erbrachten Leistungen korrekt sein. So kann einem Zahlungsaufschub oder einer Zahlungsverweigerung von Seiten des Kunden aufgrund eines Fehlers in der Rechnung vorgebeugt werden.

Während der gesamten Abwicklung eines Auftrags, wie auch nach der Rechnungsstellung, sollten alle Fristen, Zahlungseingänge etc. genau dokumentiert und überwacht werden. Das ist eigentlich selbstverständlich, wird aber dennoch oftmals nur unzureichend umgesetzt.

Dabei sollte aber auch die interne Kommunikation funktionieren. Es muss sichergestellt sein, dass alle vertraglichen Leistungen erbracht wurden. Über dieses Wissen sollte das Rechnungswesen verfügen, um gegebenenfalls auch Mahnungen verschicken zu können. Dabei müssen auch die Zahlungsziele, Fristen, Rechnungszustellungen, Buchungen etc. dokumentiert werden, um Fehler zu vermeiden.

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht, benötigt ein Unternehmen ein effizient organisiertes Mahnwesen. Die zuständigen Mitarbeiter müssen dabei auch über das notwendige Hintergrundwissen verfügen. Hier kommt es nämlich auf korrektes Setzen von Fristen, die korrekte Dauer einer solchen Frist, relevante und notwendige Inhalte des Anschreibens etc. an. Es gilt, Fehler zu vermeiden, um dem Kunden keine Angriffsfläche zu bieten.

Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, sollte aber zunächst eine freundlich gehaltene Zahlungserinnerung, inklusiver einer neuen Zahlungsfrist, verschickt werden. Dies ist auf jeden Fall sinnvoll, denn es kann sich seitens des Kunden auch um ein Versehen handeln und ein hartes Vorgehen gleich zu Beginn könnte das Verhältnis zum Kunden negativ beeinflussen.

Falls telefonisch Kontakt zum Kunden aufgenommen wird, um ihn an die Zahlung zu erinnern, sollte in jedem Fall eine Gesprächsnotiz angefertigt werden. Das gleiche gilt auch für den E-Mail-Verkehr.

Ist auch die Zahlungserinnerung erfolglos, kann zu weiteren Maßnahmen gegriffen werden. Diese Maßnahmen können von einer ersten Mahnung über die Androhung rechtlicher Konsequenzen bis zum Vollstreckungsbescheid reichen. Dies sollte in jedem Fall konsequent und straff organisiert sein, schließlich geht es um das Kapital des Unternehmens. Auch hier ist eine umfassende Dokumentation und Überwachung von Nöten. Zum Einsatz dieser Mittel bedarf es jedoch einiges an Hintergrundwissen. Ist dies nicht vorhanden, sollte auf externe Experten, wie z.B. einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen zurückgegriffen werden.

Neben dem Verwalten von Forderungen gegenüber Kunden, gibt es beim Forderungsmanagement noch weitere Aspekte. Auch bei der eigenen Finanzplanung gilt es Zahlungsausfälle zu berücksichtigen, damit die eigene Liquidität trotz möglicher Ausfälle immer gewährleistet bleibt. Bei bereits etablierten Unternehmen kann dabei auf die durchschnittliche Zahl der Zahlungsausfälle der vergangenen Jahre zurückgegriffen werden.

Bei jungen Unternehmen ist dies natürlich nicht möglich. Hier kann auf Informationen über die aktuellen Ausfallrisiken am Markt (regionen- und branchenbezogen) zurückgegriffen werden.

In jedem Fall sollte nicht die günstigste aller Möglichkeiten die Grundlage der Schätzung des Ausfallrisikos bilden. Tritt dann nämlich ein schlechteres Szenario ein, steht die Finanzplanung des Unternehmens schnell auf tönernen Füßen.
Daher ist es sinnvoll, bereits im Voraus einen Plan B zu haben, falls es tatsächlich zu hohen Zahlungsausfällen kommt. Hier macht ein Gespräch mit der Hausbank über die Finanzierung möglicher Ausfälle Sinn. Wird dieses Gespräch erst geführt, wenn die Ausfälle bereits eingetreten sind, ist die Verhandlungsposition des Unternehmens geschwächt und führt vielleicht nicht mehr zum gewünschten Ergebnis. Daher sollten diese Gespräche frühzeitig stattfinden.

Wenn ein Unternehmen Waren ausliefert oder Dienstleistungen erbringt, erwartet es die Bezahlung seiner Leistung. Aus verschiedenen Gründen kann diese jedoch ausbleiben. Der Empfänger der Leistungen könnte die Insolvenz angemeldet haben oder kann den Forderungen schlichtweg nicht nachkommen.

Er bemängelt die Ware und will nicht zahlen oder aber zieht den Zeitraum der Zahlung in eine untragbare Länge. Solche Vorfälle können ein Unternehmen schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Ein Rechtsstreit ist meist kostspielig und meistens nicht von Erfolg gekrönt. Da solche Forderungsausfälle, gerade im internationalen Handel, immer häufiger werden und weitreichendere Folgen haben, lohnt es sich für wirtschaftlich stark vernetzte Unternehmen eine Versicherung gegen Forderungsausfälle abzuschließen. Diese Versicherungen, auch Warenkreditversicherung oder Versicherungskredit (Delkredereversicherung) genannt, haben sich in letzter Zeit sehr gewandelt und wurden stark ausgeweitet. Sie übernehmen grundsätzlich drei Funktionen:

• Kreditprüfung und Überwachung der Abnehmer von Waren und Leistungen des Versicherungsnehmers
• die Übernahme möglicher Rechtsstreite, des Mahn- oder Inkassoverfahrens, sowie
• die Erstattung von Forderungsausfällen

Damit ist die Versicherung von Forderungsausfällen im Gegensatz zu anderen Versicherungen keine, die nur im Schadensfall auftritt, sondern versucht die möglichen Schäden durch aktive Teilnahme zu verhindern. D.h., durch das Überprüfen der Bonität der Geschäftspartner des Versicherungsnehmers wird möglichen Zahlungsausfällen vorgebeugt.

Durch die Einforderung von Zahlungen bei den Empfängern der Leistungen des Versicherungsnehmers wird versucht, eine Auszahlung durch die Versicherung zu vermeiden. Sollte es dennoch nicht zu der Begleichung von Forderungen seitens des Versicherungsnehmers kommen, zahlt die Versicherung. Wichtig ist, dass sie nicht nur beim völligen Ausbleiben zahlt, sondern entsprechend der Vereinbarungen auch schon bei Verspätungen eintritt.

Die Versicherungsprämie richtet sich nach dem Umsatz des Unternehmens und nach den abgesicherten Risiken, denn auch hier sind je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit verschiedene Modelle möglich. Mittlerweile gibt es für fast alle Unternehmen und Branchen passende Angebote.

Wird eine externe Unterstützung in Anspruch genommen (Factoring, Rechtsanwalt, Inkassounternehmen oder Versicherung), so muss dabei immer im Vorfeld die Frage beantwortet werden: Überwiegt der Nutzen dieser Maßnahmen die Kosten, die daraus entstehen? Das kann nur für jeden Fall individuell entschieden werden.